KWP: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją - kompleksowo, oszczędnie i szybko - Aktualności - Policja Warmińsko-Mazurska

Historia powstania i rozwoju systemu

Początki prac nad systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) sięgają 2006 roku i dotyczą Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. To tam powstał system, którego właścicielem jest Skarb Państwa i tam w 2010 roku doszło do jego pilotażowego wdrożenia. Na mocy polecenia i wytycznych Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji po raz pierwszy w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim został zatrzymany dokument papierowy i rozpoczęto dokumentowanie spraw w postaci elektronicznej. Wtedy też w urzędzie powstał system EZD PUW.

Od tamtego czasu EZD PUW został wdrożony już w kilkudziesięciu urzędach. Kilkadziesiąt tysięcy urzędników pracuje w jednolitym systemie na terenie całego kraju, a kolejne urzędy przygotowują się do wspólnego przedsięwzięcia. Do tych działań przyłączyła się także Komenda Wojewódzka Policji w Olsztynie.

Porozumienie w celu kompleksowego rozstrzyganie spraw

W piątkowe (11.08.2017) przedpołudnie Artur Chojecki Wojewoda Warmińsko – Mazurski zaprosił do swojego gabinetu insp. Tomasza Klimka Komendanta Wojewódzkiego Policji w Olsztynie, by tam podpisać porozumienie dotyczące współpracy w zakresie wdrożenia, utrzymania i rozwoju Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. W spotkaniu uczestniczyła także Urszula Kalinowska – Informatyk Wojewódzki UW w Olsztynie, która zapowiedziała, że podpisanie porozumienia to dopiero początek ciężkiej pracy jaka czeka instytucje reprezentowane przez sygnatariuszy porozumienia.

My ze swojej strony możemy zapewnić, że przeszkolimy przyszłych administratorów systemu, pokażemy jego możliwości, będziemy służyć swoim wsparciem oraz dotychczasowym doświadczeniem. Porozumienie zawarte jest na czas nieokreślony i nie ukrywam, że czeka nas dużo pracy, ale z pewnością osiągniemy zamierzone cele.

- zapewniała Urszula Kalinowska.

Realizowanie korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi wyłącznie w postaci elektronicznej, poprzez system EZD PUW, który jest zintegrowany z e-PUAP, pozwala na uzyskiwanie realnych oszczędności kosztów wysyłki i skrócenie czasu jej doręczania. Wymiana korespondencji w postaci elektronicznej, zarówno pomiędzy urzędami, jaki komórkami organizacyjnymi urzędu (wewnątrz urzędu), przekłada się na zredukowanie liczby wytwarzanych dokumentów papierowych. Miesięcznie wysyłanych jest od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy dokumentów pomiędzy jednostkami administracji publicznej.

Jak powiedział Artur Chojecki Wojewoda Warmińsko – Mazurski:

Liczę na to, że takie usprawnienie pracy, które dobrze służy urzędnikom w urzędach wojewódzkich, wkrótce usprawni także pracę w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Olsztynie.

Doświadczenie wskazuje, że urzędy, w których EZD obowiązuje jako podstawowy system kancelaryjny, funkcjonują sprawniej, podnosząc kulturę organizacyjną pracy, a urzędnicy z poczuciem większej odpowiedzialności realizują powierzone zadania. Wzrasta przejrzystość działań, osiągana poprzez odzwierciedlenie wszystkich czynności wykonywanych przez urzędników w trakcie załatwiania spraw.

Z naszej strony pragniemy podziękować, że możemy bezpłatnie skorzystać z nowoczesnych rozwiązań, które przysłużą się jeszcze lepszej organizacji naszej pracy.

- powiedział insp. Tomasz Klimek Komendant Wojewódzki Policji w Olsztynie.

Zgodnie z zapisami § 2 pkt 13 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - System EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

(TM)